Các bước phân tích nguyên nhân trong giải quyết vấn đề

Việc phân tích vấn đề cốt lõi sẽ giúp ta có cái nhìn tổng thể về sự việc diễn ra, hiểu được mức độ phức tạp của vấn đề ta đang phải đối mặt cũng như những yếu tố có liên quan đến vấn đề này.

Các bước phân tích nguyên nhân trong giải quyết vấn đề

Phải xác định được nguyên nhân trước khi giải quyết vấn đề

Để phân tích nguyên nhân hiệu quả, ta cần thực hiện những việc sau:

Tập hợp các dữ liệu về tình huống

Bạn cần phải thu thập và tổ chức dữ liệu thích hợp cho vấn đề. Trên thực tế bạn sẽ không thể nào tập hợp được mọi thông tin mà bạn muốn, do đó bạn phải biết ưu tiên chọn cái gì là quan trọng nhất. 3 bước đơn giản sau sẽ giúp bạn định hướng cho việc thu thập thông tin:
1. Hãy bắt đầu bằng những gì bạn biết.
2. Xác định xem những thông tin nào còn bị thiếu.
3. Tiến hành thu thập thông tin về vấn đề.

Trong quá trình thu thập các dữ liệu, sự kiện về tình huống cần phải giải quyết, ta cần phải lưu ý phân biệt giữa sự kiện và ý kiến. Việc phân biệt này đặc biệt quan trọng trong các vấn đề giữa các cá nhân với nhau vì ý kiến của mọi người có thể rất mạnh mẽ và bị ảnh hưởng bởi cảm xúc.

Xác định phạm vi, sự phức tạp của vấn đề

Bạn hãy xem xét ai và cái gì có liên quan. Đó là vấn đề có khả năng ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống hay chỉ một vài cá thể? Đó là vấn đề giữa các cá nhân, vấn đề về hệ thống hay vấn đề thuộc về nhóm? Các nhân tố như vậy có thể ảnh hưởng tới nguồn lực mà bạn dành cho việc tìm kiếm giải pháp.

Chẳng hạn, nếu vấn đề đe dọa sự tồn tại của tổ chức của bạn và đe dọa mất tiề thì bạn rõ ràng sẽ phải bỏ nhiều nguồn tài nguyên đáng kể vào việc giải quyết nguyên nhân này. Xác định phạm vi của vấn đề cũng sẽ giúp xác định được những người có liên quan.

Ước lượng hậu quả của vấn đề

Hãy xem xét những hậu quả có thể có của vấn đề để thấy có phải phân tích thêm nữa hoặc nhận thêm nguồn lực nữa hay không?

Xem xét những hạn chế có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của các giải pháp

Có những yếu tố, điều kiện hay hạn chế nào có thể ngăn cản một giải pháp đạt kết quả tốt hay không? Nếu lãnh đạo đã thiết lập một chương trình đặc biệt và phân tích ban đầu chỉ vào tính không hiệu quả, thì việc này không đáng để bạn phải mất thời gian, nguồn lực, năng lượng (hoặc công việc) vào việc cố gắng giải quyết vấn đề này.

Chúng ta cần tập hợp dữ liệu để tách riêng rẽ những phức tạp của vấn đề. Giai đoạn tách riêng rẽ bao gồm phân tích hoặc chuẩn đoán vấn đề bạn dã nhận biết trong giai đoạn đầu: đào sâu hơn vào những nguyên nhân của vấn đề và cố gắng thử trình bày tỉ mỉ tại sao nó lại là một vấn đề. Bạn cũng có thể xem xét lại ai sẽ liên quan và có thể có những hậu quả và ràng buộc nào có thể ngăn cản những giải pháp của vấn đề.