Các nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh

Để đạt được hiệu quả trong giao tiếp, bạn cũng phải cần lưu ý đến một số nguyên tắc. Tuy nhiên, không có nguyên tắc nào bất biến, mà phải tùy vào từng trường hợp sử dụng cho phù hợp. Kết hợp và phát triển những nội dung này hướng đến giao tiếp một cách tích cực.

Các nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh
Giao tiếp trong kinh doanh

Lắng nghe khách hàng

Giao tiếp là quá trình tương tác hai chiều, hiểu theo cách đơn giản là “nghe và nói”. Lắng nghe luôn là điều cần thiết để đạt hiệu quả trong giao tiếp, được thể hiện cả về mặt ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. Khi thật sự cảm thấy được lắng nghe, con người dễ cởi mở, thích ứng với người đang giao tiếp cũng và tình huống đang diễn ra. Lắng nghe có thể được xem là một trong những yêu cầu đầu tiên, bắt buộc khi giao tiếp với khách hàng. Chỉ có lắng nghe, một nhân viên mới hiểu được trọn vẹn nhu cầu, mong muốn của người tiêu dùng.

Nhớ tên khách hàng

Nhớ và gọi được tên người đang giao tiếp cùng là một trong những cách thức tốt nhất tạo dựng mối quan hệ hiệu quả và bền vững. Mỗi người đều cảm nhận thấy dễ chịu vì được quan tâm khi người khác nhớ đến mình qua tên gọi. Việc gọi tên được khuyến khích sử dụng trong những trường hợp chào hỏi, nói lời cảm ơn hay chào tạm biệt để tạo nên bầu không khí thân mật. Tuy nhiên, việc gọi tên khách hàng thường xuyên phải được cân nhắc và hạn chế lạm dụng. Thay vào đó, có thể sử dụng ông/bà, anh/chị để bày tỏ sự kính trọng đối với khách hàng.

Giữ nụ cười thân thiện với khách hàng

Trong bất kỳ hình thức giao tiếp nào, nụ cười thân thiện luôn mang lại cho người hác cảm giác được tôn trọng, thoải mái. Tuy nhiên, việc sử dụng đúng lúc là điều cần lưu ý.

Đặt câu hỏi bày tỏ sự tôn trọng khách hàng

Thái độ tôn trọng khách hàng được thể hiện đầu tiên trong cách thức đặt vấn đề hay đặt câu hỏi với họ. Câu hỏi nên được diễn tả mong muốn tìm kiếm sự hiểu biết từ chính người hỏi chứ không phải yêu cầu khách hàng phải trả lời. Thay vì hỏi “Anh/Chị muốn gì?”, ta lại hỏi “Tôi có thể giúp gì cho anh/chị?”. Hai câu hỏi này tuy giống nhau về mặt nghĩa, nhưng ngoài việc truyền thông điệp, giao tiếp còn thể hiện thái độ và cảm xúc của người nói. Người trả lời hoàn toàn cảm nhận được sự tôn trọng và ngược lại, họ cũng đọc được thái độ cáu gắt, khó chịu của người hỏi.Do vậy, bên cạnh kỹ năng lắng nghe, đặt câu hỏi cũng là một kỹ năng đặc biệt quan trọng cần phải học tập và rèn luyện.

Nhiệt tình với khách hàng

Sự nhiệt tình, tận tâm giúp tạo dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Không chỉ hình ảnh ban đầu ấn tượng, cảm xúc hài lòng, yên tâm mới là động lực chính khiến khách hàng lựa chọn sản phẩm, dịch vụ. Sự nhiệt tình có thể được thể hiện bằng những cử chỉ, điệu bộ đơn giản như nhặt đồ giúp khách hàng khi họ đánh rơi, giữ cửa và mời khách hàng bước vào trước,… Ngoài ra, sự chu đáo còn được bày tỏ ở cách thức trả lời với khách hàng khi có yêu cầu giúp đỡ hoặc sẵn sàng tra cứu, tìm hiểu những thông tin khác khi có đề nghị.

Tuyệt đối chấp nhận khách hàng

Khách hàng rất đa dạng, có thể đến từ những vùng văn hóa khác nhau, nhu cầu, sở thích và quan điểm sống khác nhau. Với vai trò là nhân viên, chấp nhận khách hàng là nguyên tắc hàng đầu. Việc kinh doanh dễ thất bại khi mối quan hệ với khách hàng trở nên căng thẳng, đối đầu. Nếu có cơ hội phù hợp, nhân viên có thể giải thích cho khách hàng một cách chậm rãi và bình tĩnh. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, chỉ cần biết cách bày tỏ sự lắng nghe đã là một phương pháp hữu hiệu trong việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Đặt mình trong vai trò của khách hàng cũng là cách thức cần phải quan tâm.

Cân nhắc khi đưa ra lời khuyên với khách hàng

Chúng ta hoàn toàn có thể đứa ra lời khuyên cần thiết hay khi khách hàng yêu cầu, tuy nhiên, phải cân nhắc kỹ lưỡng về cách nói và thái độ đối với họ