Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp kinh doanh

Nghe thì ai cũng hiểu, nhưng lắng nghe là gì? Nghe và lắng nghe khác nhau ra sao? vnptschool sẽ nêu lên một vài trường hợp để dễ phân biệt chúng nhé!

Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp kinh doanh

Lắng nghe là một yếu tố kỳ diệu giúp con người tạo dựng được mối quan hệ bền lâu.

Trường hợp thứ nhất: 

Tôi ngồi trong phòng họp, sếp và mọi người bàn luận về đầu tư cho dự án làm cái metro. Tôi ngồi im, nhưng tay tôi ở dưới gầm bàn đang bấm ipad, chơi trò Angry Birds. Có phải tôi là người đang lắng nghe trong cuộc họp không? Không đâu! Tôi đang lắng nghe cái ipad đấy chứ. Sếp và mọi người nói gì, tôi đâu có biết. Lát nữa họp xong, có ai hỏi, hôm nay họp gì? Có lẽ tôi sẽ trả lời: “ai mà biết!”

Trường hợp thứ hai:

Tôi đang ngồi đánh máy một văn bản thì có một khách hàng đi vào. Anh ta hỏi về sản phẩm laptop nhãn hiệu Dell mới của công ty có gì tiến bộ hơn Acer cũ mà anh ta đang dùng hay không? Anh ta yêu cầu tôi so sánh về cấu hình, về tốc độ vi xử lý, về vấn đề thời trang của máy,… Tôi thì vừa nói, vừa nhìn dán mắt vào màn hình, vừa lo lắng tôi có mắc lỗi gì trong văn bản mà tôi đang đánh máy hay không? Liệu tôi có thể nghe và trả lời tường tận những thắc mắc của khách hàng hay không? Cũng có thể tôi làm được nhưng với điều kiện tôi là siêu nhân. Nhưng thức tế thì tôi là người thường mà. Tôi chỉ nghe, chứ không thể lắng nghe anh khách hàng đố được. Chắc chắn, sẽ có nhiều vấn đề mà ngay trong lúc đó tôi không thể đưa ra được cho khách hàng để anh ta có thể thỏa mãn những thắc mắc của mình.

Trường hợp thứ ba:

Tôi vừa đi học chương trình tin học quản lý. Tôi có một ý tưởng để cải cách việc quản lý hồ sơ giấy tờ ở phòng văn thư lưu trữ. Tôi gặp sếp của tôi và nói dự định của mình cho ông ấy nghe. Ông ấy kéo ghế, bảo tôi ngồi xuống rồi bảo: “Em nói đi”. Tôi bắt đầu trình bày. Thỉnh thoảng ông ấy lại bảo “hay quá”, “ừ, sáng tạo đấy”. Có lúc ông ấy bảo tôi, “dừng lại chút, em nói rõ hơn nữa cho anh về việc quản lý công văn đến, anh chưa hiểu lắm”. Trong trường hợp này, tôi có được sếp của tôi lắng nghe không? Vâng! Ông ấy đang thực sự lắng nghe tôi nói đấy ạ! Ông ta thực sự hứng thú với ý tưởng của tôi và muốn tìm hiểu nhiều hơn về ý tưởng của tôi.

Nghe và lắng nghe khác nhau ở sự tham gia một cách thật sự, một cách chân thành của người nghe. Như vậy, để lắng nghe được, người nghe không những phải tìm hiểu đối tác mà còn phải tự tìm hiểu bản thân. Chẳng hạn, nếu ta tự biết mình là người dễ nổi nóng, thì ta sẽ tự biết kiềm chế bản thân và do đó biết cách kiên nhẫn hơn khi nghe người khác nói. Đó chính là điều làm cho khả năng lắng nghe của ta với người khác sẽ tốt hơn.

Lắng nghe không phải là một quá trình thụ đông. Lắng nghe người khác là biểu hiện của sự tôn trọng – một trong những tiêu chí quan trọng trong giao tiếp nói chung. Biết cách lắng nghe còn giúp khai thác thông tin, tìm kiếm câu trả lời sẽ hiểu được mong muốn thật sự của khách hàng.

8 thái độ liên quan đến ỹ năng của người lắng nghe tích cực:

  • Nhìn thẳng vào mắt.
  • Bày tỏ sự đồng tình qua động tác gật đầu và biểu hiện thích hợp qua nét mặt.
  • Tránh những hành động hay cử chỉ lơ đễnh.
  • Phản hồi tích cực.
  • Đặt lại vấn đề.
  • Tránh ngắt lời diễn giả.
  • Không nên nói quá nhiều.
  • Hãy chuyển đổi một cách nhẹ nhàng giữa vai trò người nói và người nghe.

Giao tiếp không chỉ đơn giản là biết cách nói. Một người giao tiếp tốt đòi hỏi phải có đủ hai kỹ năng là nói và biết lắng nghe. Lắng nghe là một yếu tố kỳ diệu giúp con người tạo dựng được mối quan hệ bền lâu. Biết lắng nghe giúp chúng ta tìm ra mã số, sở thích, mong muốn, nhu cầu của người khác. Vì vậy có thể xem nói là gieo, nghe là gặt. Thượng đế chỉ cho ta một cái miệng để nói nhưng đến tận hai cái tai để lắng nghe.