Stakeholders trong quản lý dự án

Không thể bắt đầu một dự án khi chưa xác định được Stakeholders của mình là ai. Xác định Stakeholders khi bắt đầu dự án rất quan trọng đối với sự thành công của dự án mà PMP có một trong 5 quy trình đó là “ Xác định Stakeholders” ngày từ đầu, như một phần của “nhóm quy trình bắt đầu”.

Nếu một dự án mà các Stakeholders có vẻ không hài lòng, thì không thể gọi dự án đó là thành công. Một nhà lãnh đạo thực sự là xem mỗi Stakeholder là một phần không thể thiếu trong dự án đó và do đó, không nên né tránh bất kì cơ hội nào để gây ảnh hưởng đến bất kì ai. Nhưng để đạt được điều đó, trước tiên bạn phải biết Stakeholder là ai? Hay ai thực sự được gọi là Stakeholders cho vấn đề đó? Và làm thế nào để xác định Stakeholders?

Stakeholders trong quản lý dự án
Stakeholders trong quản lý dự án

Stakeholder là ai?

Stakeholder là một cá nhân, một nhóm hoặc một tổ chức có thể ảnh hưởng, bị ảnh hưởng hoặc tự nhận thấy nó bị ảnh hưởng bởi một quyết định, một hoạt động hoặc kết quả của một dự án (Std . Def).

Do đó, rõ ràng Stakeholder bao gồm tất cả mọi người, tức là những người bị ảnh hưởng bởi dự án của bạn hoặc những người có thể bị ảnh hưởng đến dự án của bạn hoặc có những kỳ vọng từ dự án của bạn. Vì vậy, theo định nghĩa, một bên liên quan không nhất thiết là nhà tài trợ hoặc thành viên hội đồng quản trị, mà còn có thể là thành viên nhóm hoặc chính người quản lý dự án. Khi một dự án bắt đầu, nó bắt đầu tắc động đến mỗi và mọi người liên quan đến dự án, có thể cao hơn về thứ bậc hoặc thấp hơn. Mọi người liên quan đều trở thành một Stakeholder.

Làm thế nào để đi đến việc xác định được Stakeholders trong PMP?

Điều đầu tiên để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan của một dự án đều hài lòng là xác định họ. Trê thực tế, quy trình Xác đinh Stakeholders rất cư bản với sự tồn tại của dự án, mà PMBOK chỉ định nó và Điều lệ dự án trong nhóm quy trình Khởi tạo dự án. Nói cách khác, Stakeholders của dự án lớn đuộc xác định trước khi dự án kết hợp. Một dự án được bắt đầu với các Stakeholder chính trong tâm trí.

Ngoài các Stakeholders chính, hầu như luôn có các Stakeholders nhỏ, những người không ý nghĩ, nhưng có khả năng vượt trội để tạo ra các vấn dề dự án liên quan đến tài chính của họ trong đó.

Quá trình các Stakeholders có thể nhận đầu vào từ:

  • Điều lệ dự án: Các bên nội bộ và bên ngoài liên quan đến dự án được xác định bằng cách sử dụng điều lệ dự án
  • Tài liệu mua sắm: Các bên liên quan trong hợp đồng mua sắm là các bên liên quan chính của dự án
  • Yếu tố môi trường doanh nghiệp: Văn hóa tổ chức, cấu trúc của nó, quy định của chính phủ, xu hướng, tập quán hoặc thói quen của cá nhân đại diện cho yếu tố môi trường doanh nghiệp
  • Tài sản quy trình tổ chức: Đăng ký các bên liên quan từ các dự án trước đó, bài học kinh nghiệm là đầu vào quan trọng để xác định các bên liên quan
Stakeholders Chart
Stakeholders Chart

Phân tích Stakeholders

Một phân tích định tính và định lượng là cần thiết để xác định một cách có hệ thống sự quan tâm của các bên liên quan trong suốt dự án. Những lợi ích của phân tích này là:

  • Lợi ích của các bên liên quan có thể được xác định
  • Kỳ vọng của các bên liên quan có thể được xác định
  • Một lợi ích khác bao gồm xác định các mối quan hệ của các bên liên quan có thể được tận dụng để xây dựng mối quan hệ đối tác với các bên liên quan để tăng khả năng thành công của dự án

Địa chỉ học quản lý dự án PMP chuyên nghiệp tại TPHCM

 Các bước liên quan đến quá trình phân tích các bên liên quan là:

  • Xác định các bên liên quan tiềm năng bao gồm vai trò, bộ phận, lợi ích, kiến ​​thức, kỳ vọng và mức độ ảnh hưởng của họ.
  • Xác định và phân tích tác động tiềm năng mà mỗi bên liên quan có thể tạo ra
  • Phân loại các loại hợp lý cơ bản của các bên liên quan về tác động tiềm năng
  • Xác định phản ứng có khả năng của các bên liên quan để phản ứng trong các tình huống khác nhau
  • Lập kế hoạch chiến lược tiếp cận để tăng cường hỗ trợ tích cực của họ và giảm ảnh hưởng tiêu cực

Nhiều mô hình phân loại được sử dụng để phân tích các bên liên quan, nhưng không giới hạn ở: Lưới điện / lãi suất: Phân chia các bên liên quan dựa trên mức độ thẩm quyền và mức độ quan tâm của họ về kết quả dự án.

Lưới điện / ảnh hưởng: Phân chia các bên liên quan dựa trên mức độ thẩm quyền và mức độ tham gia của họ vào dự án

Lưới điện / tác động: Phân chia các bên liên quan dựa trên mức độ thẩm quyền và mức độ ảnh hưởng của họ đối với các hoạt động của dự án

Mô hình lương: Mô hình này mô tả các loại của các bên liên quan dựa trên quyền lực, tính cấp bách và tính hợp pháp của họ.

Đầu ra của việc xác định các bên liên quan:

Đăng ký các bên liên quan được cập nhật với các chi tiết như:

  • Thông tin các bên liên quan
  • Bao gồm tên, vị trí tổ chức, vị trí, vai trò trong dự án, số điện thoại doanh nghiệp, địa chỉ email, v.v.
  • Yêu cầu các bên liên quan
  • Kỳ vọng chính, yêu cầu chính, tham gia vào dự án vv
  • Phân loại các bên liên quan

Kết luận

Cũng giống như tất cả các mô hình quản lý, lợi ích chính của phân tích Stakeholders giúp sớm nhận ra được một số tình huống phức tạp mà nhờ đó các nhà quản lý dự án và các nhóm quản lý và giao tiếp với các Stakedolders theo cách hiệu quả nhất, cho phép phải tập trung tối đa các nguồn lực trong đó lơi ích tối đa sẽ là bắt nguồn và thông báo kế hoạch truyền thông cho dự án.

VIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN ATOHA

Địa chỉ: Lầu 5, 75 Huỳnh Tịnh Của, P.8, Q.3, TPHCM.
Số điện thoại: (028) 6684 6687 | Hotline: 0917 281 238