Cần phải lập kế hoạch giải quyết vấn đề như thế nào cho hiệu quả?

Các yếu tố cần chú ý khi lập kế hoạch giải quyết vấn đề:

  • Một kế hoạch trình bày từng bước một hoặc là trình bày các việc cần làm nhất một cách cụ thể để giải quyết vấn đề.
  • Kế hoạch liệt kê khả năng, các nguồn lực mà bạn có thể có cho việc thực thi.
  • Thảo một thời hạn cụ thể trong các hạn mức công việc.
  • Xác định rõ tên hoạt động, người chịu trách nhiệm, nguồn lực cần thiết và thời gian hoàn thành nhiệm vụ.
  • Kế hoạch cũng bao gồm những rủi ro có thể xảy ra và các cách thức thực hiện giải quyết khi có tình huống xấu.

Ngoài ra khi lập kế hoạch, cần lưu ý 4 điểm quan trọng sau:

Thiết lập mục tiêu SMART

Không có mục tiêu SMART, thì sẽ không có thước đo nào cho sự thành công của 1 kế hoạch. Cho nên dù bản kế hoạch có mục tiêu đã lập ra thì khi triển khai cũng không có định hướng được cho hành động và thứ tự ưu tiên các vấn đề cần giải quyết. Không có mục tiêu SMART thì có thể coi như không có kế hoạch.

Phân bổ nguồn lực hạn chế

Nguồn lực luôn luôn bị giới hạn. Không bao giờ chúng ta có đủ thời gian, tiền bạc, và nhân lực cho mọi mục tiêu. Người thành đạt và người kém thành đạt khác nhau nhất ở việc sử dụng nguồn lực hạn chế mà mình có. Sử dụng nguồn lực hiệu quả vào những vấn đề ưu tiên hợp lý thì sẽ mang lại kết quả cao. Phân bổ nguồn lực phải trả lời 3 câu hỏi sau:

  • Chúng ta có gì để thực hiện mục tiêu này?
  • Chúng ta dùng nguồn lực vào những ưu tiên nào?
  • Nếu có biến cố làm hao hụt nguồn lực thì mục tiêu nào cần được ưu tiên phân bổ?

Kế hoạch hành động

Nhiều bản kế hoạch rất chi tiết, rất đẹp về số liệu nhưng không có chương trình hành động thì số liệu chỉ là dự báo mà không bao giờ ra được kết quả thực tế. Kế hoạch hành động trả lời cho những câu hỏi:

  • Ai làm? Làm cái gì? Kết quả kỳ vọng ra sao? Bao giờ xong và liên quan đến ai, mục tiêu nào?
  • Nguồn lực được dùng trong mỗi nhóm hoạt động?
  • Nếu hoạt động này không như kỳ vọng thì có phương án bổ sung hoặc thay thế nào?