Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý tài sản trong trường học

Sử dụng phần mềm quản lý tài sản gsoft trong trường học là vô cùng cần thiết. Với tư cách là người quản lý trường học, quản trị viên hoặc giáo viên. Nhằm đảm bảo tính phù hợp cho trường tiểu học, trung học có tài sản cho học sinh, nhân viên. Bằng cách chọn công cụ quản lý tài sản của GSOFT. Tối đa hóa khả năng sử dụng các tài sản chính quan trọng đối với hoạt động hàng ngày.

Đối với rất nhiều giải pháp phần mềm khác nhau trên thị trường hiện nay. Điều đó khiến việc chọn được phương án tốt nhất cho trường học vô cùng khó khăn. Nhưng với hướng dẫn đầy đủ thông tin của GSOFT về quản lý tài sản trong trường học giúp cho người dùng quản lý được khối lượng, giá trị tài sản đang vận hành. Thông tin tài sản được quản lý chi tiết, điều kiện ghi nhận tài sản cố định, nguyên giá tài sản,… đều được ghi nhận trong phần mềm gAMSPro. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn giải pháp quản lý tài sản chuyên nghiệp, hiệu quả.

Lợi ích sử dụng phần mềm quản lý tài sản trong trường học

Contents

1 Tính năng Quản lý Tài sản cho Trường học của phần mềm gAMSPro
2 Kết luận
3 Liên hệ với chúng tôi

Tính năng Quản lý Tài sản cho Trường học của phần mềm gAMSPro

Dưới đây, chúng tôi chia sẻ các tính năng chính xuất hiện trong hầu hết các giải pháp quản lý tài sản trong trường học. Gồm cả những tính năng có lợi nhất cho các nhà quản lý trường học:

Lưu trữ tất cả dữ liệu trong một sổ đăng ký tài sản chính xác

Trường học gồm có hàng trăm, hàng nghìn tài sản quan trọng cần được giám sát. Việc theo dõi những điều này thường yêu cầu bút và giấy hay là bảng tính Excel. Những điều này tốn nhiều thời gian và có nguy cơ cháy hay thậm chí mất dữ liệu.

Một giải pháp thay thế là thực hiện một giải pháp về quản lý tài sản. Phần mềm quản lý tài sản là một trong số cách dễ dàng và nhanh chóng nhất. Nhằm để xây dựng và duy trì một sổ đăng ký tài sản được cập nhật. Mỗi sổ đăng ký tài sản tổng hợp các dữ liệu cần thiết liên quan đến tài sản cứng và mềm của trường. Bất cứ thứ gì từ ghế, bàn, chìa khóa và máy tính xách tay cho đến các tài liệu quan trọng. Tránh được các thủ tục hỏa hoạn và hợp đồng tài chính. Sử dụng phần mềm cũng giúp cho quy trình kiểm kê tài sản trở nên chính xác, minh bạch, toàn bộ dữ liệu về quản lý tài sản trong trường học đều được đồng bộ..

Lưu trữ tất cả dữ liệu trong một sổ đăng ký tài sản chính xác

Sổ đăng ký tài sản cho phép lưu trữ tất cả các loại thông tin với từng tài sản của trường gồm:

Tình trạng hiện tại của tài liệu
Vị trí hiện tại và trước đó
Giáo viên hay lớp học mà một tài liệu đã hoặc đang được giao
Nếu nội dung được lên lịch sửa chữa và khi nào nó sẽ không khả dụng trong khoảng thời gian này
Số lượng tài sản đang được sử dụng và nhân viên nào thực hiện

Một tính năng khác, khi xây dựng sổ đăng ký tài sản chính xác là truy cập di động. Nó có quyền truy cập bằng thiết bị di động cho phép bất kỳ ai. Dù ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào cũng có thể truy cập dữ liệu.

Theo dõi chi tiêu từng phòng khoa so với ngân sách Bộ giáo dục (DfE)

Việc tuân thủ ngân sách phân chia đã được đặt bởi trường học, khu học chánh có thể khó khăn. Đặc biệt là khi không có sẵn các hình thức theo dõi chi tiêu. Tuy nhiên, một công cụ quản lý tài sản hiệu quả. Dĩ nhiên cả bạn và trưởng bộ phận đều theo dõi được chi tiêu cho từng khoa. Điều này giúp bạn hiểu ngân sách của trường đang được sử dụng như thế nào.

Có một giải pháp chuyên dụng để theo dõi chi tiêu và chi phí ngân sách giúp:

Biết chi phí mua và vận hành từng tài sản trường học. Sau đó xác định tài sản nào cần được bảo vệ để duy trì giá trị tốt nhất của chúng
Phân bổ lại tài sản không sử dụng đến các bộ phận khác của trường. Điều đó tiết kiệm cho việc thay thế hoặc mua sắm không cần thiết.
Tính mức độ hao mòn từng tài sản trọng yếu xung quanh khuôn viên trường

Theo dõi chi tiêu từng phòng khoa so với ngân sách Bộ giáo dục (DfE)

Chia sẻ báo cáo giữa các bộ phận và các cơ quan có thẩm quyền

Đối với hầu hết các công cụ quản lý tài sản của trường. Sẽ có khả năng tạo báo cáo và chia sẻ dữ liệu trên toàn bộ hệ thống phân cấp của trường. Bao gồm giữa giáo viên, trưởng phòng, quản lý hoặc thậm chí các quận, huyện địa phương.

Các báo cáo và dữ liệu của trường cũng sẽ được chia sẻ giữa:

Các bậc phụ huynh muốn có quyền truy cập vào thời khóa biểu trên lớp. Hay là bài tập về nhà và điểm số hiện tại của con mình
Học sinh cần truy cập vào thời khóa biểu của lớp học. Cũng như là khối lượng công việc hiện tại của họ do giáo viên thiết lập

Chia sẻ báo cáo giữa các bộ phận và các cơ quan có thẩm quyền

Hệ thống đặt trước cho lớp học và thiết bị

Bằng cách vận dụng việc cho thuê phòng học, thiết bị và nhà thi đấu thể thao. Điều này giúp các trường học có thể tạo thêm quỹ. Ngoài ra, với hệ thống quản lý tài sản thì các trường có thể xây dựng một hệ thống mô-đun đặt phòng. Nhằm để thực hiện việc này một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Với hệ thống đặt trước mô-đun tài sản được cung cấp thì bạn có thể:

Xây dựng hệ thống nhận/trả phòng cho các tài sản quan trọng của nhà trường. Cụ thể như máy tính xách tay và máy chiếu
Tạo lịch dùng chung giữa nhân viên với các phòng ban. Điều đó nhằm để làm nổi bật nội dung và lớp học nào có sẵn
Tạo biểu mẫu đặt phòng duy nhất cho từng loại tài sản và từng bộ phận trong trường
Thao tác đăng nhập cổng thông tin để nhân viên sử dụng cũng sẽ yêu cầu phê duyệt quản trị

Hệ thống đặt trước cho lớp học và thiết bị

Đạt được Quản lý khoảng không chính xác với việc sử dụng các thiết bị hỗ trợ IoT

Việc sử dụng các thiết bị hỗ trợ Internet of Things (IoT) giúp cải thiện việc quản lý thời gian. Và số lượng hàng tồn kho cho từng bộ phận giảng viên. Chúng còn được sử dụng để giúp theo dõi du khách và phụ huynh xung quanh trường.

Một lợi ích chính của việc dùng thiết bị hỗ trợ IoT là cải thiện hệ thống đăng ký trường học. Sau khi giáo viên nhập dữ liệu tham dự lớp học của họ. Lúc này công cụ quản lý tài sản sẽ báo cáo dữ liệu lên Hệ thống Thông tin Học sinh.

Các thiết bị IoT cũng được sử dụng xung quanh khuôn viên trường để:

Theo dõi vị trí thời gian thực của các tài sản. Ví dụ như sử dụng công cụ theo dõi GPS để xác định vị trí xe buýt đưa đón học sinh
Dễ dàng và nhanh chóng đếm được số lượng sách, văn phòng phẩm. Ngay cả bàn ghế trong mỗi lớp học
Giúp giảm thời gian ngừng hoạt động của các tài sản quan trọng của nhà trường. Thông qua việc lên lịch thời gian sửa chữa được lên kế hoạch trước. Lập lịch bảo trì mà giáo viên và quản trị viên có thể truy cập vào đó.
Theo dõi khách tham quan và cho phép vào sân trường. Bằng việc sử dụng mã vạch, công nghệ GPS hoặc RFID trong thẻ khách.

Đạt được Quản lý khoảng không chính xác với việc sử dụng các thiết bị hỗ trợ IoT

Kết luận

Đối với phần mềm quản lý tài sản của gAMSPro, các trường sẽ giảm chi tiêu cho việc thay thế tài sản bị mất hoặc bị đánh cắp. Đồng thời theo dõi chính xác chi tiêu cho tất cả các phòng ban. Điều cần thiết là các trường phải theo dõi chi tiêu của mình. Cũng như là không phát sinh bất kỳ chi phí không cần thiết nào.

Một hệ thống quản lý hiệu quả sẽ cung cấp quyền truy cập vào sổ đăng ký tài sản toàn diện. Điều đó bao gồm giáo viên, trưởng phòng, ban giám hiệu, quản lý trường học và chính quyền địa phương. Dữ liệu sẽ được đánh dấu bởi sổ đăng ký tài sản cho phép mọi người. Bao gồm nhân viên và học sinh biết vị trí, tình trạng và số lượng của mỗi tài sản trường học. Mọi vấn đề thắc mắc về phần mềm quản lý tài sản gAMSPro của GSOFT truy cập tại https://gsoft.com.vn/